Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

En el PMBOK se hace referencia a la gestión de las comunicaciones como  un área de conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar: la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final del proyecto en tiempo y forma. Pablo Lledó por su parte se dirige a las habilidades necesarias de un director de proyectos y a la importancia de una comunicación efectiva para el éxito de los mismos.

Identificar a los interesados

En el PMBOK y en el libro de Pablo Lledó se mencionan el Acta de constitución del Proyecto y los Documentos de la Adquisición, sin embargo en el libro de Pablo Lledó a diferencia del PMBOK no se hace referencia a los Factores Ambientales de la Empresa y a los Activos de los procesos de la organización.

Tanto en el PMBOK como en el libro de Pablo Lledó se menciona la importancia de realizar un Análisis de los Interesados. En ambos libros se indican los pasos a seguir, se dice que el primer paso es identificar a los interesados, posteriormente se evalúa el Impacto o apoyo que los interesados van a brindar al proyecto y por último se realiza una evaluación de la posible reacción que éstos vayan a tener. En el libro de Pablo Lledó se analiza de manera más gráfica a los interesados con base en una matriz que permite tener un panorama más amplio del poder e interés de estos.

En el PMBOK se dice que para contar con una lista completa de interesados se debe valorar el Juicio de Expertos y de personas capacitadas, sin embargo en el PMBOK no se menciona la importancia de este punto.

Al final del proceso tanto en el PMBOK como el libro de Pablo Lledó despliega como salida del proceso el Registro de interesados y la Estrategia de gestión de los interesados. Para el Registro de interesados en ambos libros se menciona la importancia de una recopilación detallada de la información de los interesados y como parte de las Estrategias de gestión se mencionan las acciones para obtener una fuerte colaboración de estos y el cómo mitigar su impacto.

En el libro de Pablo Lledó se ejemplifica gráficamente el cómo hacer correctamente un registro de interesados y el desarrollo de una adecuada Estrategia de Gestión de Interesados.

Planificar las comunicaciones

En el PMBOK y en el libro de Pablo Lledó se describen como documentos necesarios para la realizar la planificación de las comunicaciones el Registro de Interesados y la Estrategia de Gestión de los interesados.

Por otra parte el PMBOK en adición al Registro de Interesados y a la Estrategia de Gestión se dice que los Factores Ambientales de la Empresa y los Activos de los Procesos de la Organización, especialmente las lecciones aprendidas y la información histórica son necesarios para realizar una planificación detallada de las comunicaciones del proyecto.

Según el PMBOK y el libro de Pablo Lledó para efectuar una planificación de las comunicaciones es necesario realizar un  Análisis de Requisitos de Comunicaciones que provea el resultado de la suma de las necesidades de información de los interesados del proyecto.

En ambos libros se menciona también como parte de las herramientas para el desarrollo del plan, la tecnología a utilizar para distribuir la información y los factores de de tecnología de las comunicaciones que podrían afectar el proyecto entre los cuales se encuentran:

·      La urgencia de la necesidad de información: el éxito depende de tener información actualizada disponible.

·      Disponibilidad de la tecnología: sistemas apropiados, o las necesidades del proyecto justifican un cambio.

·  Personal previsto para el proyecto: sistemas de comunicaciones compatibles con la experiencia y especialización de los participantes del proyecto.

·         La duración del proyecto: podría cambiar la tecnología antes que termine el proyecto.

El PMBOK y el libro de Pablo Lledó también hacen uso de Modelos y Métodos de Comunicación, de sus fallas y de las diferentes opciones que existen para una comunicación asertiva, como lo son la comunicación interactiva, la tipo push (empujar) utilizada para enviar información a receptores específicos y la tipo pull (halar) que puede ser manejada para transmitir grandes volúmenes de información o comunicarse con grandes audiencias.

Como resultado del proceso según el PMBOK y el libro de Pablo Lledó se completará el Plan de Gestión de las comunicaciones el cuál proporcionará:

·         Requisitos de comunicaciones de los interesados.

·         Información que debe ser comunicada à incluye formato contenido y nivel de detalle.

·         Persona responsable de comunicar la información.

·         Persona o grupos que recibirán la información.

·  Método o tecnologías usadas para transmitir la información (memorandos, correo electrónico, comunicaciones de prensa)

·         Frecuencia de la comunicaciones (semanal)

·    Proceso de escalamiento à identificando plazos y cadenas de mando (nombres) para polémicas

·     Método para actualizar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla.

·        Glosario de terminología común.

·    Pautas para reuniones sobre el estado del proyecto, reuniones del equipo del proyecto, reuniones electrónicas y correo electrónico.

En el PMBOK a diferencia del libro de Pablo Lledó se dice que como resultado del proceso de planificar las comunicaciones se deben realizar actualizaciones a los documentos del proyecto, entre los cuales se identifican el cronograma, el registro de interesados y la estrategia de gestión.

Distribución de la Información

Según el PMBOK y el libro de Pablo Lledó el proceso de Distribuir la información implica poner la información necesaria a disposición de los interesados para informarles a estos en tiempo y dinero los avances del proyecto. La distribución debe incluir implementar el plan de gestión de comunicaciones y responder a las solicitudes inesperadas de información.

Para la distribución de la información según el PMBOK y el libro de Pablo Lledó es necesario conocer el Plan para la Dirección del Proyecto y los Informes de Desempeño.

Únicamente el PMBOK destaca como entrada útil para la distribución de la Información los Activos de los Procesos de la Organización ya que según el libro estos pueden influir en el proceso.

Para una distribución efectiva de la comunicación se menciona en ambos libros el uso de Métodos de Comunicación y Herramientas de Distribución de la Información entre los cuales se destacan:

·   Reuniones del proyecto, distribución de documentos impresos, sistemas manuales de archivo y bases de datos electrónicas.

·   Herramientas de comunicación: Conferencia electrónicas (correo, fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y conferencias por internet) y publicación en internet.

·    Herramientas electrónicas: interfaces web, software de soporte de reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas colaborativas de gestión del trabajo.

El libro de Pablo Lledó a diferencia del PMBOK resalta algunas recomendaciones para lograr reuniones efectivas entre las cuales se encuentran:

·         Tener claro el objetivo de cada reunión.

·         Programar las reuniones periódicas con anticipación.

·         Distribuir los puntos de la orden del día por anticipado.

·         Establecer horario de inicio y fin, y respetarlo.

·         Asignar plazos a cada entregable derivado de la reunión.

·         Documentar y publicar la minuta de la reunión.

Como resultado final del proceso de Distribución de la Información según el PMBOK y el libro de Pablo Lledó se deben realizar Actualizaciones  de los Activos de los Procesos de la Organización:

·  Documentación sobre lecciones aprendidas: incluye: causa de polémicas, acciones correctivas y otros tipos.

·   Registros del proyecto: incluye: correspondencia, memorandos y documentos que lo describen.

·    Informes del proyecto: incluye: lecciones aprendidas, registro de polémicas, informes de cierre del proyecto y salidas a otras áreas de conocimiento.

·  Presentaciones del proyecto: el equipo del proyecto suministra información a los interesados del proyecto.

·    Retroalimentación de los interesados: información suministrada por los interesados del proyecto de operaciones puede ser distribuida o usada para mejorar el rendimiento de proyectos futuros.

·         Notificaciones a los interesados: información de polémicas resueltas, cambios aprobados y estado general del proyecto.

Gestionar las expectativas de los Interesados

Según el PMBOK y el libro de Pablo Lledó este proceso se refiere a gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos.

De acuerdo con el PMBOK y el libro de Pablo Lledó para este proceso es necesario contar con el registro de Interesados, con la Estrategia de Gestión de los interesados, con el Plan para la dirección del Proyecto, con el Registro de Incidentes y con el Registro de Cambios.

En adición el PMBOK hace también uso de los Activos de los Procesos de la Organización, entre las cuales cabe mencionar:

·         Requisitos de comunicación de la organización.

·         Procedimientos para la gestión incidentes.

·         Procedimientos de control de cambios.

·         Información histórica de proyectos anteriores.

De acuerdo con el PMBOK y el libro de Pablo Lledón para gestionar las expectativas de los interesados es necesario hacer uso de Métodos de Comunicación, como por ejemplo:

·         Las reuniones cara a cara son el medio más efectivo para comunicar.

·         Llamadas telefónicas, correo electrónico y otras herramientas electrónicas.

En el PMBOK y en el libro de Pablo Lledó también se menciona el uso de habilidades interpersonales como generar confianza, resolver conflictos, escuchar de manera activa y superar la resistencia al cambio, para gestionar apropiadamente las expectativas de los interesados.

Únicamente el PMBOK menciona las habilidades directivas para liderar grupos de personas y lograr así superar el alcance original del proyecto.

Como objeto final del proceso de Gestión de las Expectativas de los interesados se realizarán Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización, Solicitudes de Cambio, Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto y Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.

Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones): La documentación de lecciones aprendidas incluye:

·         Causas de polémicas.

·         Acción correctiva

·         Lecciones aprendidas sobre la gestión de interesados.

Solicitudes de Cambio Aprobadas: Incluyen los cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestión del proyecto.

Plan para la Dirección del Proyecto (Actualizaciones): refleja los cambios realizados en el plan de las comunicaciones.

Documentos del Proyecto (Actualizaciones): incluye cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestión del proyecto.

Informar el Desempeño

Según el PMBOK y el libro de Pablo Lledó el Informar el desempeño implica la recogida de todos los datos de la línea base y la distribución de la información sobre el rendimiento de los interesados. Incluye la forma en que se utilizan los recursos para lograr los objetivos del proyecto y Proporciona información de alcance, cronograma, costes, calidad, riesgo y adquisiciones.

Como entradas del proceso de Informar el Desempeño tanto en el libro de Pablo Lledó como en el PMBOK se enumeran:

1.    Plan para la dirección del Proyecto: proporciona información sobre línea base. Es un plan aprobado para el trabajo del proyecto sobre el cual se compara la ejecución del proyecto  y se miden las desviaciones.

2.    Información sobre el Desempeño del Trabajo: incluye estado de terminación de los productos entregables y lo que se ha logrado.

3.    Mediciones del Desempeño del Trabajo: se utiliza para generar métricas de actividad del proyecto, para evaluar el avance real versus el planificado.

4.    Proyecciones del Presupuesto: esta es aportada por el proceso de Controlar los costos.

5.    Activos de los procesos de la Organización. Únicamente en el PMBOK se hace referencia a este punto.

De acuerdo con el PMBOK y el libro de Pablo Lledo para realizar un Informe del Desempeño es necesario analizar la variación para conocer las diferencias entre la línea base y el desempeño real.

Los Métodos de Proyección a utilizar ayudan a predecir el desempeño futuro con base en el desempeño actual.

Los Métodos de Comunicación se utilizan para conocer el avance y desempeño del proyecto.

Los Sistemas de Generación de Informes son utilizados por el director del proyecto como una herramienta  estándar para registrar, almacenar y distribuir información de costos, avance del cronograma y desempeño del proyecto.

De acuerdo con el libro de Pablo Lledó y el PMBOK como resultado del proceso se generan Informes de Desempeño los cuales organizan y resumen la información recogida y presentan los resultados en comparación con la línea base para la medición del rendimiento. También proporcionan información sobre el estado de situación y el progreso, y el nivel de detalle requerido por los interesados. Los datos del valor ganado se incluyen como parte del informe de rendimiento.

También se generan Solicitudes de Cambio, las cuales se procesan a través del proceso Control Integrado de Cambios.

Según el PMBOK los Activos de los Procesos de la Organización también se actualizan con las lecciones aprendidas.

Conclusiones

El aporte de Pablo Lledó enfatiza el papel del director del proyecto como el principal responsable de gestionar las comunicaciones y de preocuparse por lograr que entre los  involucrados se conozcan los principales conflictos para que se tramiten a tiempo, atender las necesidades de los mismos para que sientan la atención del proyecto a sus necesidades, mantener relaciones estratégicas y de negociación y por último solucionar los problemas o disconformidades de los Stakeholders.

El PMBOK profundiza en cada proceso, explica cada término de forma clara como por ejemplo los métodos y medios de comunicación, por el contrario Lledó cuestionan al lector y lo lleva analizar situaciones reales que se presentan en el proyecto considerándose un complemento del primero texto.

El comunicar los avances es importante al igual que el desempeño, pero se debe saber filtrar a quien se le entregara la información,  cómo y en qué frecuencia. Por ello es importante la planificación para determinar de qué modo se enviara, y que tecnología será necesaria, determinando además la capacidad del personal para lograr discernir si lo elegido será útil considerando las capacidades del capital humano.

Recomendaciones

El determinar la cantidad de canales de comunicación es importante para la dirección del proyecto con el fin de evitar ruido durante la distribución de la información. Nos permite estar atentos a los requerimientos de los involucrados y de las alianzas que se pueden dar entre los mismos, con el propósito, de conocer si se producen estrategias, convenios etc. que puedan influir o impactar  los alcances del proyecto de forma positiva o negativa.