Comparación Capítulo
9
PMBOK & “Director Profesional de Proyecto”
Resumen Ejecutivo
Actualmente los
proyectos no se deben concentrar solo en la calidad del producto, costos,
tiempo y alcance, hoy en día la dirección de proyectos deben abarcar temas como
la seguridad, gestión ambiental, y la gestión del talento humano. En cuanto al
capital humano se deben seguir las mejores prácticas para asegurar que los
proyectos cuenten con personal calificado que permita alcanzar el éxito del
proyecto. En este trabajo estudiaremos las buenas prácticas para gestionar al
recurso humano.
Introducción
Hoy día la gestión del Recurso Humano es trascendental para el logro de
los objetivos del proyecto. No solo son las personas que realizan la actividad
si no son quienes la modifican de forma positiva o negativa. Personal
capacitado y competente logran reducir costos, productos de mejor calidad y
mantenerse dentro del alcance determinado. Al
contrario un equipo sin los requisitos, desmotivado o conflictivo pueden
provocar el fracaso del proyecto.
Saber además establecer las relaciones
entre los paquetes de trabajo y los roles y responsabilidades de las personas
es primordial, además de conocer las fechas en que se finalizara un contrato, o
el procedimiento para compensar el desempeño eficiente de una persona. Esto lo
logramos con una adecuada gestión de los recursos humanos.
En la primera sección de este trabajo
presentaremos un resumen de los cuatro procesos de la gestión de los recursos
humanos y analizaremos las similitudes y diferencias con respecto a los libros
PMBOK y Director Profesional de Proyectos.
A continuación se ilustra un mapa
conceptual de la comparación realizada y se finaliza con las conclusiones y
recomendaciones del trabajo.
Gestión de los recursos humanos del proyecto
En el libro de Pablo Lledó se hace hincapié en la
importancia de las personas para el logro exitoso del proyecto mientras que el
PMBOOK se basa más en general al contenido y al funcionamiento de la gestión de
los recursos humanos para organizar, gestionar y conducir el equipo.
Tanto en el PMBOOK como en el libro de Pablo Lledó se
hace referencia a los 4 procesos para la gestión de los recursos humanos.
·
Desarrollar
el Plan de Recursos humanos.
·
Adquirir
el equipo del proyecto.
·
Desarrollar
el equipo del proyecto.
·
Dirigir
el equipo del proyecto.
El libro de Pablo Lledó en sus inicios deja mucho más
claro que el PMBOOK, donde se integran dentro del proceso de dirección de
proyectos en general cada uno de los procesos de la gestión de los recursos
humanos.
Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
El PMBOK organiza en 3 categorías cada una de las
entradas de información necesarias para desarrollar el plan de recursos humanos
y describe dentro de cada una de ellas lo más importante que deberá ser tomado
en cuenta para su desarrollo.
1. Requisitos
de Recursos de la Actividad:
determinar necesidades de recursos humanos para las actividades del proyecto.
2. Factores
Ambientales de la Empresa:
factores que influyen en proceso de desarrollar el plan:
a. Cultura y estructura de la organización.
b. Recursos humanos existentes.
c. Políticas de administración de personal.
d. Condiciones del mercado.
3. Activos
de los Procesos de la Organización: activos de procesos que influyen en equipo de
proyecto:
a. Proceso y políticas estándar de la organización.
b. Descripciones de roles estandarizados.
c. Plantillas para organigramas y descripciones de
puestos.
d. Información histórica de estructuras de organización
de proyectos anteriores.
El libro de Pablo Lledó por su parte estructura la
misma información del PMBOK pero en forma de preguntas lo cual considero que
podría dar menos orden en el momento de determinar las entradas de información
necesaria.
El libro de Pablo Lledó describe los diferentes tipos
de poder que podrían ser utilizados durante la gestión del proyecto (Formal,
Recompensas, Penalidad, Experto y Referente), en adición se detalla la
descripción de cada uno de ellos y se indica que los mejores son experto o
recompensas y los peores son los de penalidad y castigos. Por otra parte en el
PMBOK no se hace ninguna referencia a ésta información.
1. Organigramas
y Descripciones de puestos:
En el PMBOOK se describe la importancia de los organigramas, se menciona
que éstos aseguran que cada paquete de trabajo tenga un responsable y que los
miembros de equipo comprendan sus roles y responsabilidades. Mientras que en el
libro de Pablo Lledó se describe su uso, ya que se menciona que los
organigramas se explicita el cargo y el nivel jerárquico.
El libro del Pablo Lledó describe al igual que el PMBOOK los tipos de
organigramas existentes.
a. Diagramas jerárquicos: Según el PMBOK los diagramas jerárquicos representan cargos y relaciones en formato gráfico descendente y son útiles para realizar
seguimiento de costos del proyecto; el libro de Pablo Lledó representa el
concepto con una descripción gráfica únicamente.
b. Diagramas
matriciales: Según el PMBOK y el libro de Pablo Lledó los diagramas
matriciales es una matriz de asignación de responsabilidades (RAM). En el PMBOK
se menciona que los diagramas matriciales ilustran todas las actividades
asociadas a una persona y todas las personas asociadas a una actividad y el
libro de Pablo Lledó lo complementa con un ejemplo gráfico que muestra más
claramente como éste funciona.
En el PMBOK a
diferencia del libro de Pablo Lledó menciona 2 tipos de RAM:
i. RAM Alto Nivel: define que grupo o
unidad del equipo del proyecto es responsable de cada componente del EDT.
ii. RAM Menor Nivel: se utiliza dentro del grupo para asignar roles,
responsabilidades y niveles de autoridad.
En
el PMBOK se menciona la importancia de los diagrama RACI (Responsible,
Accountable, Consulted, Informed) ya que se indica que este es usado
principalmente cuando el equipo está conformado por recurso internos y externos
para asegurar una diferenciación clara de roles y expectativas. En el libro de
Pablo Lledó se ejemplifica con un gráfica que permite comprender más fácilmente
el concepto.
c. Tipo Texto: En el PMBOK se dice que este tipo de organigrama se
utiliza cuando las responsabilidades de los miembros del equipo requieren
descripciones detalladas y se indica que los documentos suministran responsabilidades,
autoridad, competencias y calificaciones, mientras que el libro de Pablo Lledó
menciona que en los organigramas tipo texto se describe: rol, autoridad,
responsabilidad y competencias.
2. Creación
de relaciones de trabajo: Según
el PMBOK la creación de relaciones de trabajo es la interacción formal e
informal con otras personas dentro de una organización, industria o ambiente
profesional, mientras que en el libro de Pablo Lledó únicamente se ejemplifica
una reunión informal.
3. Teoría
de la organización: tanto
el PMBOK como el libro de Pablo Lledó indican que la teoría de la organización suministra
información del comportamiento de las personas, los equipos y las unidades de
la organización.
El PMBOK describe como la única salida del proceso, la
creación del Plan de recursos humanos donde organiza la información y la
detalla en resumen de la siguiente manera:
1. Roles y Responsabilidades:
·
Rol: describe la parte de un proyecto de la cual una
persona está encargada.
·
Autoridad: derecho a aplicar los recursos del proyecto, tomar
decisiones y firmar aprobaciones. Ej. decisiones: selección de método para
completar actividad, aceptación de calidad y como responder a variaciones del
proyecto.
·
Responsabilidad: trabajo que se espera que realice un miembro del equipo.
·
Competencia: habilidad y capacidad requeridas para completar las
actividades del proyecto.
2. Organigramas del Proyecto: representación gráfica de los miembros del equipo del
proyecto.
3. Plan para la Dirección de Personal: describe cuándo y cómo se cumplirán los requisitos de
recursos humanos. En éste plan se deben considerar:
·
Adquisición
del personal: ¿Los recursos
humanos provendrán de la organización o de fuentes externas contratadas? ¿Los
miembros del equipo deberán trabajar en un lugar centralizado o podrán trabajar
desde ubicaciones distantes? ¿Costos asociados con cada nivel de experiencia
necesario para el proyecto? ¿Cuánta asistencia pueden suministrar el
departamento de RH y los gerentes funcionales al equipo de proyecto?
·
Calendarios
de recursos: describe plazos
necesarios para los miembros del equipo. También describe cuándo deberían
iniciarse las actividades de adquisición como la contratación.
·
Plan
de liberación del personal:
determina el método y el calendario de liberación de los miembros del equipo.
·
Necesidades
de capacitación: si miembros
contratados del equipo no se espera que posean las competencias requeridas
puede desarrollarse un plan de capacitación para el proyecto.
·
Estrategias
para fomentar el espirito de equipo.
·
Reconocimiento
y Recompensas: deben basarse
en las actividades a cargo de una persona y su desempeño.
·
Cumplimiento: incluir estrategias para cumplir con normas
gubernamentales aplicables, convenios colectivos de trabajo y políticas de RH.
·
Seguridad: políticas y procedimientos que protegen a los
miembros del equipo frente a peligros relacionados a la seguridad.
·
Impacto
del plan a nivel organizacional.
En libro de Pablo Lledó se puntualizan la gran mayoría
de aspectos que se mencionan en el PMBOK, sin embargo no muestra una estructura
tan organizada.
Adquirir el Equipo del Proyecto
El PMBOK organiza en 3 categorías cada una de las
entradas de información necesarias para la adquisición y describe dentro de cada una de ellas lo más
importante que deberá ser tomado en cuenta para su desarrollo.
1. Plan
para la dirección del Proyecto: contiene plan de recursos humanos que se utiliza como guía para definir,
construir, dirigir, supervisar y finalmente liberar los RH del proyecto.
2. Factores
Ambientales de la Empresa: factores
ambientales que pueden influir en Adquirir Equipo de Proyecto:
a.
Información
existente de RH, ej.: quién está disponible, niveles de competencia,
expectativas previas, interés de trabajar en proyecto y sus tarifas.
b.
Políticas
de administración de personal para subcontratación.
c.
Estructura
de organización.
d.
Ubicación
geográfica única o múltiple.
3. Activos
de los Procesos de la Organización: activos de los procesos de organización que pueden
influir en Adquirir el Equipo: las políticas, los procesos y procedimientos
estándar de la organización.
En la descripción de las entradas de información
necesarias para la adquisición del equipo del proyecto el libro de Pablo Lledó
no hace referencia al Plan para la dirección del Proyecto sino que lo detalla
en cada uno de los componentes que lo conforman (Roles y responsabilidades,
Organigrama y Plan de Recursos Humanos).
El libro de Pablo Lledó se refiere a los Factores
Ambientales de la Empresa únicamente como Ambiente.
En el libro del PMBOK se hace referencia a los Activos
de los Procesos de la Organización y en el libro de Pablo Lledó no se hace
referencia a este apartado.
1. Asignación
Previa: El PMBOK lo detalla
como cuando los miembros del equipo del proyecto son seleccionados de forma
anticipada y adicionalmente menciona que esto suele darse cuando:
a.
El
proyecto resulta de una promesa de RH específicos para propuesta competitiva.
b.
Si
el proyecto depende de la experiencia de determinas personas.
c.
Si
el acta de constitución del proyecto define determinadas asignaciones de
personal.
El libro de Pablo Lledó lo resume
únicamente como: personas que ya han sido asignadas al proyecto.
2. Negociación: Tanto el PMBOK como el libro de Pablo Lledó mencionan
que para las asignaciones de personal el equipo de proyecto debe negociar con
(el libro de Pablo Lledó no hace referencia al punto c detallado a
continuación):
a.
Gerentes funcionales: para asegurar que el proyecto reciba el personal con
las competencias apropiadas dentro del plazo necesario y que los miembros del equipo
cuenten con la capacidad, disposición y autorización necesaria para trabajar en
el proyecto. El Gerente Funcional evaluará los beneficios y los proyectos que
compiten para asignar personal con exc desempeño.
a.
Otros equipos de
dirección del proyecto.
b.
Organizaciones
externas, vendedores, proveedores, contratistas: para obtener RH adecuados, escasos, especializados,
calificados u otro tipo específico.
3. Adquisición: el PMBOK y el libro de Pablo Lledó concuerdan en que
la adquisición consiste en servicios adquiridos con proveedores externos porque
la organización no cuenta con el personal interno necesario para completar un
proyecto.
4. Equipos
Virtuales: Tanto el PMBOK como
el libro de Pablo Lledó definen equipos virtuales como grupos de personas con
un objetivo común que cumplen sus roles con poco o nada de tiempo en reuniones
cara a cara, y coordinan los equipos de trabajo remotos con tecnologías como
Internet o videoconferencias.
El PMBOK y el libro del Pablo Lledó describen
puntualmente las mismas salidas del proceso de adquisición del personal, sin
embargo el PMBOK da una descripción más amplia de las salidas y en punto 3
abajo descrito del PMBOK, el libro de Pablo Lledó no indica cuáles son las
actualizaciones que se deben realizar.
1. Asignaciones
del Personal del Proyecto:
a.
Personas
apropiadas han sido asignadas de
acuerdo con los métodos descritos.
b.
La
documentación de las asignaciones incluye: directorio del equipo del proyecto, memorandos a los
miembros del equipo y nombres incluidos en organigramas y cronogramas del
proyecto.
2. Calendarios
de Recursos: documentan los
períodos de tiempo durante los cuales cada miembro del equipo puede trabajar en
el proyecto. Incluye vacaciones, compromisos con otros proyectos y
disponibilidad de los miembros.
3. Actualizaciones
al Plan para la Dirección del Proyecto: se actualiza el plan de recursos humanos que está
entre los elementos del plan de dirección del proyecto.
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Tanto el PMBOK como el libro de Pablo Lledó indican
que el proceso de desarrollar el equipo del proyecto consiste en mejorar:
competencias, interacción de los miembros del equipo y el ambiente en general,
para mejorar el desempeño.
En el PMBOK a diferencia del libro de Pablo Lledó se
menciona que los directores de proyecto deben adquirir las habilidades
necesarias para:
·
Identificar,
conformar, mantener, motivar, liderar e inspirar a los equipos para que logren
un alto desempeño y alcancen los objetivos del proyecto.
·
Desarrollar
equipos de proyecto eficaces. El trabajo en equipo es un factor crucial.
·
Motivar
al equipo mediante desafíos y oportunidades, suministrándole retroalimentación
y respaldo de manera oportuna, y a través del reconocimiento y recompensa al
buen desempeño.
En el PMBOK se dice que el alto desempeño del equipo
puede lograrse mediante:
·
Una
comunicación eficaz y abierta.
·
Desarrollo
de la confianza entre los miembros del equipo.
·
La
gestión de conflictos de manera constructiva.
·
Fomento
de una toma de decisiones.
·
Resolución
de problemas en conjunto.
Mientras que en el libro de Pablo Lledó se puntualizan
las siguientes características para mejorar el desempeño del equipo: las
competencias, la cohesión, el trabajo en equipo, la confianza, interrelaciones
y habilidades.
En el PMBOK a diferencia del libro de Pablo Lledó se
mencionan los objetivos de desarrollo de un equipo de proyecto:
·
Mejorar
el conocimiento y habilidades de los miembros del equipo: aumenta capacidad de completar entregables, se
disminuyes costos y cronogramas, y se mejora la calidad.
·
Mejorar
los sentimientos de confianza y cohesión entre los miembros del equipo: eleva la moral, disminuye conflictos y fomenta
trabajo en equipo.
·
Crear
una cultura de equipo dinámico y cohesivo para mejorar: la productividad, el espíritu de equipo y la
cooperación, y para permitir: la capacitación interdisciplinaria y la
tutoría entre los miembros del equipo para intercambiar conocimientos y
experiencias.
En el PMBOK en comparación con el libro de Pablo Lledó
se describen con mayor detalle las entradas necesarias para el proceso de
desarrollo del equipo del proyecto.
1. Asignaciones
del Personal del Proyecto: los
documentos de asignación de personal del proyecto identifican a las personas
que integran el equipo.
2. Plan
para la Dirección del Proyecto: contiene el plan de recursos humanos que identifica las estrategias de
capacitación y los planes de desarrollo del equipo del proyecto.
3. Calendario
de Recursos: momentos en que
los miembros del equipo del proyecto pueden participar en las actividades de
desarrollo del equipo.
El libro de Pablo Lledó describe las entradas como:
Plan de gestión del personal, personal asignado y calendario de recursos.
El libro de Pablo Lledó detalla las mismas
herramientas y técnicas que se puntualizan en el PMBOK:
1. Habilidades
Interpersonales (habilidades
blandas): En el PMBOK se dice que el equipo puede reducir problemas y aumentar
cooperación si comprende los sentimientos de los miembros del equipo del
proyecto, anticipa sus acciones, reconoce sus inquietudes y hace un seguimiento
de sus asuntos. Contar con empatía, influencia, creatividad y la facilitación
del grupo son recursos valiosos cuando se dirige un equipo.
En el libro de Pablo Lledó a diferencia del PMBOK identifica como
habilidades principales del director del proyecto para dirigir un equipo: el
liderazgo, la motivación, el trabajo en equipo, la empatía, la creatividad,
entre otras.
2. Capacitación: Tanto el PMBOK como el libro de Pablo Lledó definen
capacitación como actividades diseñadas para mejorar las competencias de los
miembros del equipo del proyecto.
Únicamente el PMBOK clasifica la capacitación:
·
Capacitación
programada: se realiza
según lo establecido en el plan de recursos humanos.
·
Capacitación
no programada: se realiza como
resultado de la observación, la conversación y las evaluaciones de desempeño del
proyecto.
3. Actividades
de Desarrollo del Espírito de Equipo:
En el PMBOK definen como objetivo
de las actividades de desarrollo del espíritu de equipo: ayudar a los miembros
del equipo a trabajar en conjunto de manera eficaz. Éstas son especialmente
valiosas cuando los miembros del equipo trabajan desde ubicaciones distantes.
Es decir, una descripción más detallada, ya que en el libro de Pablo Lledó
únicamente se menciona como objetivo el trabajo en equipo.
En el PMBOK se mencionan las etapas
de desarrollo que los equipos de desarrollo pueden atravesar:
a. Formación: el equipo se reúne y
se informa acerca del proyecto y de cuáles son sus roles y responsabilidades
formales. Miembros actúan de manera independiente y cerrada.
b. Turbulencia: el equipo comienza a
abordar el trabajo del proyecto, las decisiones técnicas y el enfoque de
dirección del proyecto. Si los miembros no colaboran ni están abiertos a ideas
el ambiente se torna destructivo.
c. Normalización: los miembros del
equipo comienzan a trabajar en conjunto y adaptan sus comportamientos y hábitos
de trabajo para apoyar al equipo. Aumenta la confianza entre los miembros del
equipo.
d. Desempeño: Los equipos
funcionan como una unidad organizada, son interdependientes y enfrentan
problemas con eficacia y sin complicaciones.
e. Disolución: fase de disolución, el equipo completa el trabajo y finaliza
el proyecto.
En el libro se mencionan las
mismas etapas pero bajo el nombre de Desarrollo del equipo (Tuckman).
4. Reglas
Básicas: El PMBOK lo describe
teóricamente como expectativas claras acerca del comportamiento aceptable por
parte de los miembros del equipo del proyecto.
El libro de Pablo Lledó lo ejemplifica complementando así los conceptos
detallados en el PMBOK.
5. Reubicación: Tanto el PMBOK como el libro de Pablo Lledó mencionan
que la reubicación consiste en colocar a varios o a todos los miembros del
equipo del proyecto más activos en la misma ubicación física para mejorar su
capacidad de trabajar en equipo.
6. Reconocimiento
y Recompensas: El PMBOK
describe los reconocimientos y recompensas como parte del proceso de desarrollo
de equipo que implica el reconocer y recompensar el comportamiento deseable. Las
personas están motivadas cuando se sienten valoradas y la valoración se
transforma en recompensa.
Por otra parte el libro de Pablo
Lledó lo describe únicamente como un sistema de incentivos para premiar
comportamientos positivos.
Según únicamente el PMBOK:
·
Debería
recompensarse: La buena
disposición de trabajar horas extra a fin de alcanzar un objetivo ambicioso del
cronograma.
·
No
debería recompensarse: si
un miembro del equipo necesita trabajar horas extras por una planificación
deficiente.
·
En
el PMBOK se menciona que las recompensas tipo ganar-perder perjudican la
cohesión del grupo ya que solo una cantidad limitada de miembros del equipo del
proyecto pueden acceder. Ej: miembro del equipo del mes. En el libro de Pablo
Lledó se menciona la misma información sólo que no se le han llamar recompensas
tipo ganar-perder.
En el PMBOK se puntualizan únicamente 2 salidas para
el desarrollo del equipo:
1. Evaluaciones
del Desempeño del Equipo: el
desempeño de un equipo exitoso se mide en términos de éxito técnico conforme a
objetivos acordados del proyecto, de desempeño según el cronograma del proyecto
(finalizado en el plazo requerido) y de desempeño según el presupuesto.
Indicadores de evaluación de eficacia de un equipo:
·
Mejoras
en las habilidades:
permite a las personas realizar las asignaciones de manera eficaz.
·
Mejoras
a nivel de las competencias:
ayudan al equipo a funcionar mejor como equipo.
·
Reducción
del índice de rotación del personal.
·
Mayor
cohesión del equipo:
miembros comparten abiertamente información y experiencias.
El
resultado de una evaluación del desempeño del equipo y del equipo de dirección
puede indicar la capacitación, el entrenamiento, la tutoría, la asistencia o
los cambios específicos requeridos.
2. Actualizaciones
a los Factores Ambientales de la Empresa: como resultado del proceso de Desarrollar el Equipo
de Proyecto se actualizan los factores:
·
La
administración del personal.
·
Los
registros de capacitación de empleados y evaluaciones de habilidades.
Por el contrario en el libro de Pablo Lledó únicamente
se detalla como salida la evaluación del desempeño del equipo
En el libro de Pablo Lledó se hace una descripción amplia
del tema de liderazgo, identifica los diferentes estilos de liderazgo
existentes:
o
Directivo:
decir que hacer.
o
Consultivo
(coaching): dar instrucciones.
o
Participativo
(Supporting): brinda asistencia.
o
Delegativo
(Empowerment): el empleado decide por sí solo.
o
Facilitador:
coordina a los demás.
o
Autocrático:
tomar decisiones sin consultar.
o
Consenso:
resolución de problemas grupales.
En el libro de Pablo Lledó también describen
ampliamente el tema de la motivación, aquí se describe:
Teoría
de las necesidades:
logro, afiliación y poder. Para la necesidad de logro se requieren proyectos
desafiantes con objetivos alcanzables. Si la necesidad es de afiliación se
sentirán motivados trabajando en equipo con otras personas. Por último para la
necesidad de poder: están orientados a la sociedad y los motiva el liderazgo.
Teoría
de expectativas: las
personas se esfuerzan para obtener un mejor desempeño. Motivación = (Expectativas
del resultado de una acción) x (el valor de ese resultado).
Teoría
de fijación de metas: la
motivación se fomenta en el deseo de poder alcanzar una meta.
Hezberg: influenciados por factores higiénicos y agentes
motivadores.
Teoría
Z – Ouchi: se basa en
confianza, relaciones estrechas y sutileza.
Según se especifica en el PMBOK el proceso de dirigir
el equipo del proyecto consiste en monitorear: el desempeño de los miembros del
equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios
para optimizar el desempeño del proyecto. Por otra parte el libro de Pablo
Lledó el equipo es dirigido realizando actividades cómo:
o
Seguimiento
del desempeño de los miembros del equipo.
o
Retroalimentación
del equipo.
o
Resolución
de conflictos y polémicas.
Según el PMBOK y no mencionado en el libro de Pablo
Lledó las habilidades requeridas para dirigir el proyecto son:
·
Comunicación.
·
Gestión
de conflictos.
·
Negociación.
·
Liderazgo.
·
Proponer
tareas estimulantes y recompensar el alto desempeño.
Entradas
En el PMBOK se enumeran las siguiente entradas para el
proceso de dirigir el equipo.
1. Asignaciones
del Personal del Proyecto:
proporcionan documentación que incluye la lista de los miembros del equipo del
proyecto.
2. Plan
para la dirección del Proyecto: contiene el plan de recursos humanos que incluye: los roles y
responsabilidades, la organización del proyecto y el plan para la dirección del
personal.
3. Evaluaciones
del Desempeño del Equipo: al
evaluar continuamente el equipo pueden llevarse a cabo acciones para resolver
los problemas, modificar la documentación, abordar conflicto y mejorar la
interacción del equipo.
4. Informes
de Desempeño: proporcionan
documentación sobre el estado actual del proyecto en comparación con las
proyecciones del mismo.
Áreas de desempeño que pueden ayudar a la gestión del equipo del
proyecto:
·
Resultados
provenientes del control del cronograma.
·
Resultados
del control de costos.
·
Resultados
del control de calidad.
·
Verificación
del alcance.
5. Activos
de los Procesos de las organización: activos que pueden influir en el proceso:
·
Certificados
de reconocimiento.
·
Boletines
informativos.
·
Sitios
Web.
·
Estructuras
de bonificaciones.
·
Código
de vestimenta de la empresa.
·
Otros
beneficios adicionales.
Por otra parte en el libro de Pablo Lledó se identifica:
Personal asignado, roles y responsabilidades, organigrama, plan para la
dirección de personas, desempeño del equipo e Informes de desempeño del
proyecto.
Tanto en el PMBOK como en el libro de Pablo Lledó se
describen las mismas herramientas y técnicas, siempre el PMBOK dando mayor
detalle.
1. Observación
y conversación: En el PMBOK se
describe que esto se utiliza para
mantenerse en contacto con el trabajo y las actitudes de los miembros del
equipo del proyecto. El equipo de dirección de proyecto monitorea:
a.
El
avance en relación con los entregables del proyecto.
b.
Los
logros que son motivo de orgullo para los miembros.
c.
Los
problemas interpersonales.
El libro de Pablo Lledó no da
detalle.
2. Evaluaciones
del Desempeño del Proyecto: El
PMBOK describe que es necesario:
a.
Especificar
roles y responsabilidades.
b.
Proporcionar
una retroalimentación constructiva a los miembros del equipo.
c.
Descubrir
problemas desconocidos o no resueltos.
d.
Desarrollar
planes de capacitación individuales.
e.
Establecer
objetivos específicos para períodos futuros.
En el libro de Pablo Lledó
únicamente que las personas reciben retroalimentación de su desempeño.
3. Gestión
de conflictos: Tanto el PMBOK
como el libro de Pablo Lledó resaltan la importancia de la gestión de
conflictos, ambos mencionan que los
conflictos deben abordarse cuanto antes y generalmente en privado, mediante un
enfoque directo y constructivo.
Fuentes de conflicto:
·
Escasez
de recursos.
·
Prioridades
del cronograma
·
Estilos
personales de trabajo.
Reducen conflictos:
·
Reglas
básicas del equipo.
·
Normas
del grupo.
·
Prácticas
de dirección de proyecto sólidas (planificación de comunicaciones y definición
de roles)
Características del conflicto y
del proceso de gestión que debe reconocer el director del proyecto:
·
Los
conflictos son naturales e imponen la búsqueda de alternativas.
·
Los
conflictos son asuntos del equipo.
·
Una
actitud de apertura permite resolver los conflictos.
·
La
resolución de conflictos debe centrarse en los asuntos y no en las
personalidades.
·
La
resolución de conflictos debe centrarse en el presente, no en el pasado.
Factores que influyen en los
métodos de resolución de conflictos:
·
La
intensidad e importancia del conflicto.
·
La
presión del tiempo que exista para resolver el conflicto.
·
La
posición adoptada por los actores implicados.
·
La
motivación para resolver el conflicto en el largo o corto plazo.
Técnicas para la resolución de
conflictos:
1. Apartarse/Eludir: retirarse de una
situación de conflicto real o potencial.
2. Suavizar/Reconciliar: vez puntos de
acuerdo y no diferencias.
3. Consentir: buscar soluciones
con cierto grado de satisfacción para todas las partes.
4. Forzar: Imponer su propio
punto de visto a costa de los demás (soluciones ganar-perder).
5. Colaborar: Incorporar múltiples
puntos de vista y visiones. Conduce al conceso y compromiso.
6. Confrontar/Resolver problemas: tratar un conflicto como un problema que debe de resolverse
mediante examen de alternativas.
4. Registro
de Incidentes: El PMBOK define
el registro de incidentes como documentar y ayudar a monitorear quién es
responsable de la resolución de los incidentes antes de una fecha límite. Por
otra Parte el libro de Pablo Lledó muestra el registro de incidentes como una
ficha donde se lleva seguimiento de los conflictos y el estado de resolución,
de hecho muestra un ejemplo gráfico que ayuda a comprender el concepto con
mayor claridad.
5. Habilidades
Interpersonales: El PMBOK define
con la más utilizadas por los directores de proyecto con más frecuencia:
·
Liderazgo: es importante comunicar la visión e inspirar al equipo
del proyecto para lograr un alto desempeño.
·
Influencia:
Habilidades clave de influencia:
o
Persuadir
y expresar con claridad los puntos de vista y las posiciones asumidas.
o
Escuchar
de manera activa y eficaz.
o
Tener
en cuenta las diversas perspectivas en cualquier situación.
o
Recopilar
información relevante y crítica para lograr acuerdos y mantener confianza.
·
Toma de decisiones eficaz: tener la habilidad de negociar e influir sobre la
organización y el equipo de dirección del proyecto.
Pautas para la toma de decisiones:
o
Centrarse
en los objetivos perseguidos.
o
Seguir
procesos de toma de decisiones.
o
Estudiar
los factores ambientales.
o
Desarrollar
las cualidades personales de los miembros del equipo.
o
Fomentar
la creatividad del grupo.
o
Gestionar
las oportunidades y los riesgos.
Sin embargo el libro de Pablo Lledó describe como
habilidades interpersonales: el liderazgo, la motivación, el saber escuchar, la
negociación, la comunicación, la cultura general, la persuasión para hacer que
las cosas sucedan.
En el PMBOK se detallan las siguientes salidas:
1. Actualizaciones
a los Factores Ambientales de la Empresa: incluyen actualizaciones a:
·
Entradas
para las evaluaciones del desempeño de la organización.
·
Actualizaciones
de las habilidades del personal.
2. Actualizaciones
a los Activos de los Procesos de la Organización: incluyen actualizaciones a:
·
La
documentación relativa a la información histórica y a las lecciones aprendidas.
· Las plantillas.
· Los procesos estándar de la organización.
3. Solicitudes
de cambio: los cambios en el
personal incluyen asignar a las personas a actividades diferentes, subcontratar
parte del trabajo y reemplazar a miembros del equipo que dejan la organización.
Pueden incluir capacitación interdisciplinaria para disminuir problemas por
ausencia de miembros.
4. Actualizaciones
al Plan para la Dirección del Proyecto: se actualiza el plan para la dirección del personal.
Por el contrario el libro de Pablo Lledó detalla
únicamente:
·
Solicitudes
de cambio
·
Actualizaciones.
En ninguna de las 2 salidas que despliega da detalle
de que se va a cambiar o que se va a actualizar.
Mapa Conceptual
Conclusiones
Tanto el PMBOK como el libro Director Profesional de Proyectos son
complementarios en el tema del recurso humano su gestión y planificación. Los
dos libros abarcan los cuatro procesos de dicha
gestión y lo explican de una manera clara y formal. Sin embargo el libro de
Pablo Lledó tiene un aporte práctico ya que, a partir de ejercicios sugeridos,
preguntas y exámenes permite una mejor comprensión por parte del lector.
La
importancia de la gestión de los recursos tiene que ver con el alcance de los
objetivos del proyecto, el entregable y la satisfacción del cliente. Personal
no competente produce utilización inadecuada de recursos, un producto de baja
calidad y un cliente disgustado.
El
formato de análisis de entradas, herramientas y técnicas, y salidas
utilizadas en el libro Director Profesional de Proyectos de Pablo Lledó no
permite una visualización ordenada ni estructurada de la información.
